Briefkopf-Vorlage: Aufbau nach DIN 5008, Pflichtangaben & kostenlose Word-Vorlage
Ein Briefkopf steht oben auf dem Briefbogen und nennt den Absender: Name bzw. Firma, Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website). Bei Unternehmen kommen gesetzliche Pflichtangaben hinzu (Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, Geschäftsführer). Wie der Briefkopf nach DIN 5008 platziert wird, was hineingehört und eine kostenlose Word-Vorlage zum Ausfüllen finden Sie hier – und am Ende können Sie Ihren Brief direkt online verschicken, ohne Drucker.
Was gehört in einen Briefkopf?
Der Briefkopf bündelt alle Absenderangaben. Üblich sind:
- Name / Firmenname (ggf. mit Logo)
- Anschrift des Absenders (Straße/Hausnummer oder Postfach, PLZ, Ort)
- Kontaktdaten: Telefon, E-Mail, Website
- optional: Bankverbindung, USt-IdNr., Steuernummer, Geschäftszeiten
- bei Unternehmen zusätzlich: die gesetzlichen Pflichtangaben (siehe unten)
Bei Privatbriefen genügen Name und Anschrift des Absenders – Pflichtangaben sind nicht nötig.
Briefkopf nach DIN 5008 platzieren
Die DIN 5008 regelt die Position der Elemente auf einem Geschäftsbrief. Für den Briefkopf sind zwei Formen vorgesehen:
- Form A (kleiner Briefkopf): Das Anschriftfeld beginnt 32 mm von der oberen Blattkante – passend für einen schlanken Briefkopf.
- Form B (großer Briefkopf): Das Anschriftfeld beginnt 50 mm von oben – mehr Platz für ein größeres Logo bzw. einen mehrzeiligen Briefkopf.
Das Anschriftfeld (Empfängeradresse) liegt direkt unter dem Briefkopf, ist für den Fensterumschlag positioniert und umfasst neun Zeilen. Den vollständigen Brief-Aufbau zeigt unsere Geschäftsbrief-Vorlage.
Pflichtangaben im Geschäftsbrief (für Unternehmen)
Wer als Kaufmann/Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, muss auf Geschäftsbriefen (auch per E-Mail) bestimmte Angaben machen – je nach Rechtsform:
- Einzelkaufmann (e. K.): § 37a HGB – Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer (OHG/KG inhaltsgleich über §§ 125a bzw. 177a HGB).
- GmbH: § 35a GmbHG – zusätzlich alle Geschäftsführer (ausgeschriebene Vor- und Nachnamen); bei bestehendem Aufsichtsrat dessen Vorsitz.
- AG: § 80 AktG – Vorstandsmitglieder und Vorsitz des Aufsichtsrats.
Nicht eingetragene Kleingewerbetreibende und Freiberufler brauchen diese handelsrechtlichen Pflichtangaben nicht, sollten aber Name und ladungsfähige Anschrift angeben.
Briefkopf für Privatpersonen vs. Unternehmen
- Privat: Name + Anschrift (oben links oder rechts), optional Telefon/E-Mail. Keine Pflichtangaben.
- Unternehmen: vollständiger Briefkopf inkl. Pflichtangaben; häufig in einer Fußzeile untergebracht, damit der Briefkopf oben schlank bleibt.
Kostenlose Briefkopf-Vorlage (Word) herunterladen
Tragen Sie Ihre Absenderdaten in eine Word-Vorlage ein und speichern Sie sie als wiederverwendbaren Briefbogen – so haben Sie Ihren Briefkopf für jeden Brief sofort parat.
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Häufige Fragen
Was gehört in einen Briefkopf?
In den Briefkopf gehören der Absender (Name bzw. Firma, ggf. Logo), die Anschrift und die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website). Unternehmen ergänzen die gesetzlichen Pflichtangaben wie Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführer.
Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief enthalten?
Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer angeben; eine GmbH zusätzlich die Geschäftsführer (§ 35a GmbHG), eine AG Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz (§ 80 AktG). Das gilt für alle Geschäftsbriefe, auch per E-Mail.
Wo steht der Briefkopf nach DIN 5008?
Der Briefkopf steht oben auf dem Briefbogen. Nach DIN 5008 beginnt das darunterliegende Anschriftfeld bei einem kleinen Briefkopf 32 mm (Form A) bzw. bei einem großen Briefkopf 50 mm (Form B) von der oberen Blattkante.
Muss ein Privatbrief einen Briefkopf haben?
Nein. Bei Privatbriefen genügen Name und Anschrift des Absenders. Gesetzliche Pflichtangaben gelten nur für Geschäftsbriefe eingetragener Unternehmen.
Kann ich einen Brief mit eigenem Briefkopf online versenden?
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