Briefe automatisch verschlagworten – Tag-Regeln im easyNova® Web-Client

Im easyNova® Web-Client verschlagworten Sie Briefe automatisch mit Tags: Eine Tag-Regel erkennt ein Dokument anhand eines Schlüsselworts in einem definierten Seitenbereich oder am Dateinamen und löst daraufhin automatisch Folgeaktionen aus – etwa einen Anhang ergänzen, ein Einschreiben aktivieren, Druckoptionen (Duplex/Farbe) setzen oder einen Kopfbogen anwenden. Das funktioniert ohne Programmierung direkt im Browser. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand über die Deutsche Post übernimmt easyNova® – ab 0,65 € netto, ohne Mindestmenge und ohne Vertragsbindung.

Hinweis: Die Tag-Automatisierung befindet sich aktuell in der Erprobung (Beta). Funktionsumfang und Bedienung können sich noch ändern.

Was ist die Tag-Automatisierung?

Tags sind kleine, farbige Marker, mit denen Sie Briefe kennzeichnen – von Hand oder automatisch anhand des Inhalts oder Dateinamens. Sobald ein Tag gesetzt ist, leitet easyNova® daraus automatisch weitere Schritte ab. Eine Tag-Regel besteht aus zwei optionalen Teilen:

• Erkennung: Bedingungen, nach denen easyNova® prüft, ob ein Tag zu einem Dokument passt.
• Aktionen: was passieren soll, sobald der Tag gesetzt ist.

Ein Tag kann auch ganz ohne Erkennungsregel bestehen und ausschließlich manuell vergeben werden. Tag-Regeln sind an Ihr Konto gebunden und stehen geräteübergreifend zur Verfügung.

Erkennungsregel einrichten

Damit ein Tag automatisch gesetzt wird, legen Sie mindestens eine Erkennungsregel an. Je Regel bestimmen Sie:

• Art der Erkennung: „Schlüsselwort im Bereich“ (durchsucht einen definierten Bereich der Seite) oder Erkennung anhand des Dateinamens.
• Schlüsselwörter (kommagetrennt), z. B. „Rechnung, Invoice“.
• Vergleichslogik („Treffer, wenn Text … enthält“).
• Suchbereich in mm: links / oben / rechts / unten sowie die Seite.

Am einfachsten definieren Sie den Suchbereich direkt am Dokument: unter „Brief versenden“ ein Dokument öffnen, in den Dokumentdetails die Zuweisungsregel wählen und den Suchbereich mit der Maus auf der PDF-Vorschau aufziehen. Über „+ Bedingung hinzufügen“ kombinieren Sie mehrere Kriterien in einer Regel; über „+ Erkennungsregel hinzufügen“ ergänzen Sie eine alternative Regel für denselben Tag.

Aktionen verknüpfen

Die folgenden Aktionen lassen sich beliebig kombinieren:

• Anhänge aus der Bibliothek ergänzen – fügt automatisch ein hinterlegtes Dokument hinzu.
• Briefzusatzleistung setzen – aktiviert z. B. ein Einschreiben.
• Druckoptionen festlegen – z. B. Duplex- oder Farbdruck.
• Kopfbogen verwenden – hinterlegt automatisch einen Kopfbogen.

Priorität, Aktivieren und manuelle Zuweisung

• Priorität: Die Reihenfolge der Tags in der Übersicht steuert, welche Regel bei mehreren Treffern greift – per Drag & Drop verschiebbar.
• Aktiv-Schalter: Regeln lassen sich pausieren, ohne sie zu löschen – ideal zum Testen.
• Manuell hat Vorrang: Von Hand gesetzte Tags bleiben erhalten und werden durch automatische Neuzuweisung nicht überschrieben.

Regeln testen und Bestand neu verschlagworten

• Testen ohne Versand: In den Dokumentdetails über „Erkennung an diesem Dokument testen“ (Tag-Automatik-Vorschau) sehen Sie, welche Tags erkannt und welche Aktionen ausgelöst würden.
• Bestandsdokumente: Mehrere Dokumente markieren und „autom. Tags neu zuweisen“ – easyNova® wertet alle aktiven Regeln erneut aus. Manuell gesetzte Tags und Anhänge bleiben unberührt.

Ihre Vorteile

• Ohne Programmierung: Regeln per Klick im Browser statt Code.
• Weniger Handgriffe: Anhang, Einschreiben, Druckoptionen und Kopfbogen laufen regelbasiert.
• Sicher testbar: Vorschau vor dem echten Versand; Regeln pausierbar.
• Voller Hybrid-Mail-Prozess: Druck, Kuvertierung, Frankierung, Zustellung über die Deutsche Post – ein Dienstleister, ab 0,65 € netto.

Für wen eignet sich die Tag-Automatisierung?

Für alle, die wiederkehrende Post effizient behandeln wollen – Rechnungen, Mahnungen, Bescheide, Verträge. Ideal als codefreier Einstieg in die Automatisierung; für vollautomatischen Versand aus ERP/CRM gibt es zusätzlich Hotfolder und API (siehe Automatisierung-Übersicht).

Häufige Fragen zur Tag-Automatisierung

Kann ich Briefe automatisch verschlagworten?

Ja. Im easyNova® Web-Client erkennt eine Tag-Regel Dokumente automatisch anhand eines Schlüsselworts in einem Seitenbereich oder am Dateinamen und setzt den passenden Tag – ganz ohne Programmierung.

Welche Aktionen kann ein Tag automatisch auslösen?

Einen Anhang aus der Bibliothek ergänzen, eine Briefzusatzleistung wie ein Einschreiben aktivieren, Druckoptionen (z. B. Duplex, Farbe) festlegen oder einen Kopfbogen verwenden – beliebig kombinierbar.

Kann ich eine Regel testen, bevor ich sie einsetze?

Ja. Über „Erkennung an diesem Dokument testen“ zeigt easyNova® in der Vorschau, welche Tags erkannt und welche Aktionen ausgelöst würden – ohne den Brief zu versenden.

Was passiert mit manuell gesetzten Tags?

Manuell gesetzte Tags haben Vorrang: Sie bleiben erhalten und werden durch eine automatische Neuzuweisung nicht überschrieben.

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Nein. Tag-Regeln richten Sie per Klick im Browser ein. Für vollautomatischen Versand aus ERP/CRM stehen zusätzlich Hotfolder und API bereit.