E-Rechnung und E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze gilt gestuft. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 darf noch jeder auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als einfache PDF abrechnen. Ab dem 1. Januar 2027 ist damit Schluss für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag; alle übrigen haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Rechtsgrundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG.
E-Rechnungspflicht 2025–2028: Fristen im Überblick
| Stufe | Termin | Wer betroffen ist |
| Empfangspflicht | seit 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen |
| Papier oder PDF noch erlaubt | bis 31.12.2026 | alle Rechnungsaussteller |
| Ausstellungspflicht | ab 01.01.2027 | Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € |
| Ausstellungspflicht | ab 01.01.2028 | alle übrigen |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht der Umsatz mit Geschäftskunden. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG – die Summe aller steuerbaren Umsätze des Vorjahres. Wer nur seine B2B-Umsätze zusammenrechnet, schätzt sich leicht zu niedrig ein.
Stand: September 2026. Die Angaben geben den Gesetzesstand wieder und ersetzen keine steuerliche Beratung.
Für welche Rechnungen die Pflicht nicht gilt
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen dauerhaft als Papier- oder PDF-Rechnung bleiben (§ 33, § 34 UStDV).
- Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind – etwa viele Finanz-, Versicherungs-, Heil- und Bildungsleistungen.
- Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als Papier- oder PDF-Rechnung stellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, fällt ab diesem Zeitpunkt unter die Ausstellungspflicht.
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind – viele Vereine und staatliche Einrichtungen.
- Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
- EDI-Verfahren dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterlaufen, unabhängig vom Umsatz.
Rechtsgrundlagen: § 14, § 14b, § 19 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG; § 33, § 34 und § 34a UStDV. Amtliche Auslegung: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 sowie die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt wird. Sie dient der automatisierten Verarbeitung von Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Häufig wird das ZUGFeRD-Format verwendet, das eine Kombination aus PDF und maschinenlesbarem XML-Format ermöglicht. E-Rechnungen sind gemäß gesetzlicher Vorgaben in vielen Bereichen verpflichtend und tragen zur Effizienz der Rechnungsstellung bei, indem sie manuelle Prozesse minimieren und eine schnelle Verarbeitung auf Rechnungseingangsplattformen gewährleisten. Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2020 für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber und wird schrittweise auf weitere Bereiche ausgeweitet.
Die Bedeutung der E-Rechnung in der digitalen Transformation
Die E-Rechnung spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen. Durch die elektronische Rechnungsstellung im strukturierten ZUGFeRD-Format ermöglicht sie eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. Unternehmen profitieren von einer signifikanten Effizienzsteigerung, da Rechnungen nicht mehr manuell erstellt oder empfangen werden müssen. Stattdessen werden elektronische Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten wie XML übermittelt, was die Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten senkt. Darüber hinaus wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch die Nutzung standardisierter Rechnungsformate erleichtert, was die digitalen Geschäftsprozesse optimiert.
Entstehung der E-Rechnung
Die Entstehung der E-Rechnung ist eng mit technologischen Entwicklungen sowie gesetzlichen Rahmenbedingungen verbunden. Mit der Einführung des ZUGFeRD-Formats wurde ein standardisiertes, strukturiertes Rechnungsformat geschaffen, das elektronische Rechnungen in automatisierten Prozessen ermöglicht. Die elektronische Rechnungsstellung wurde durch gesetzliche Vorgaben, die die Nutzung von E-Rechnungen für öffentliche Aufträge verpflichtend machten, weiter gefördert. Dadurch können Rechnungsdaten effizienter erstellt, empfangen und verarbeitet werden, was die Effizienz in der gesamten Rechnungsabwicklung steigert.
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland
Die Entwicklung der E-Rechnung in Deutschland wurde maßgeblich durch die EU-Richtlinie über elektronische Rechnungen vorangetrieben. Mit ZUGFeRD entstand ein deutscher Standard, mit dem Unternehmen elektronische Rechnungen einheitlich erstellen und empfangen können. Ab 2020 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen über eine Rechnungsformat-Plattform zu empfangen, was die Prozesse optimiert. Die XRechnung ist ein weiteres standardisiertes Format, das sicherstellt, dass Rechnungen lesbar und normgerecht sind.
ZUGFeRD: Ein Standard für die E-Rechnung
ZUGFeRD ist ein bedeutender Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland, der die nahtlose Integration von strukturierten Daten und PDF-Dokumenten ermöglicht. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format bereitgestellt, was die Verarbeitung durch Rechnungsempfänger und deren Rechnungseingangsplattformen erleichtert. Dieser Standard unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und erfüllt die Anforderungen der Norm, wodurch die Verwendung von elektronischen Rechnungen verbindlich wird.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitlicher Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Er ermöglicht es, elektronische Rechnungen in einem kombinierten Rechnungsformat zu erstellen, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird als PDF-Datei versendet, die die strukturierten Daten integriert, um die Verarbeitung auf Rechnungseingangsplattformen zu optimieren. Dadurch werden Prozesse effizienter und die Einhaltung der Normen wird für Rechnungsempfänger verpflichtend.
ZUGFeRD-Versionen und deren Anwendung
ZUGFeRD 1.0 legte den Grundstein für die Integration elektronischer Rechnungen in PDF-Dateien, während ZUGFeRD 2.0 die Anforderungen für die Interoperabilität und Lesbarkeit verbesserte. Diese Version ermöglicht es, Rechnungen als ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen und auf Rechnungseingangsplattformen zu empfangen. Die aktuelle Version, ZUGFeRD 2.3.3, setzt zusätzliche Normen und Standards, um die Prozesse weiter zu optimieren. Die Verwendung dieser Formate ist mittlerweile verpflichtend für viele Unternehmen, um eine effiziente Bearbeitung und den Austausch elektronischer Rechnungen zu gewährleisten.
Rechtliche Rahmenbedingungen für E-Rechnungen
In Deutschland unterliegen elektronische Rechnungen den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie der eIDAS-Verordnung. Diese Gesetze regeln, dass elektronische Rechnungen, wie z.B. ZUGFeRD-Rechnungen, in einem lesbaren Format erstellt und empfangen werden müssen. Die Nutzung standardisierter Formate wie XRechnung wird für öffentliche Aufträge verpflichtend. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungseingangsplattform diese Formate integriert, um die Prozesse der Rechnungsverarbeitung zu optimieren und normgerecht abzuwickeln.
Signatur und Aufbewahrung: was vorgeschrieben ist
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht vorgeschrieben. Verlangt wird, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie, legt jedes Unternehmen selbst fest – etwa über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das Rechnung und Leistung verlässlich verknüpft (§ 14 Abs. 3 UStG). Die Signatur ist eine von mehreren zulässigen Möglichkeiten.
Aufzubewahren sind E-Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG), und zwar im strukturierten Originalformat. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen über den gesamten Zeitraum gewährleistet bleiben. Ein Ausdruck oder eine in PDF umgewandelte Fassung genügt dafür nicht.
Herausforderungen und Chancen der E-Rechnung
Die Implementierung von E-Rechnungen bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Unternehmen müssen zunächst in geeignete Software investieren und sich mit neuen Prozessen vertrautmachen, was zu anfänglichen Kosten und Schulungsaufwand führen kann. Dennoch bieten E-Rechnungen signifikante Vorteile, wie die Möglichkeit, Rechnungen automatisiert zu erstellen, was manuelle Fehler reduziert und den Verwaltungsaufwand verringert. Zudem können durch die Digitalisierung der Prozesse Kosteneinsparungen und eine gesteigerte Effizienz erzielt werden, was langfristig die Wettbewerbsfähigkeit stärkt.
Technologische Herausforderungen
Die Implementierung von E-Rechnungen bringt mehrere technologische Herausforderungen mit sich. Die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen erfordert standardisierte Formate, um einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten. Zudem ist die Datensicherheit ein zentrales Anliegen, da sensible Informationen geschützt werden müssen. Die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme kann zudem komplex sein, da unterschiedliche Softwarelösungen oft nicht nahtlos zusammenarbeiten. Unternehmen müssen geeignete Lösungen finden, um diese Hürden zu überwinden und E-Rechnungen effizient zu erstellen.
Chancen für Unternehmen durch E-Rechnungen
E-Rechnungen bieten Unternehmen zahlreiche Chancen, insbesondere in den Bereichen Effizienz, Kosten und Liquidität. Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, was zu einer schnelleren Bearbeitung führt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da weniger Ressourcen für manuelle Tätigkeiten benötigt werden. Zudem verbessert die schnellere Zahlungsabwicklung die Liquidität, da Unternehmen schneller auf ihre Forderungen zugreifen können. Insgesamt trägt die Einführung von xrechnung zu einer optimierten Finanz- und Ressourcenplanung bei.
Die Zukunft der E-Rechnung und ZUGFeRD
Die E-Rechnung wird durch die fortschreitende Digitalisierung und den zunehmenden Einsatz von ZUGFeRD revolutioniert. Zukünftige Entwicklungen könnten die Integration von Künstlicher Intelligenz zur Automatisierung des Rechnungsprüfungsprozesses umfassen. Zudem ist zu erwarten, dass gesetzliche Rahmenbedingungen, insbesondere auf europäischer Ebene, harmonisiert werden, was den Einsatz von xrechnung-Standards fördert. Diese Veränderungen könnten nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Fehleranfälligkeit reduzieren und die Transparenz in der Rechnungsstellung erhöhen.
E-Rechnung und Briefversand: Was gehört wohin?
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich strukturierte, elektronische B2B-Ausgangsrechnungen. Sie ersetzt nicht den Brief für alles, was weiterhin per Post gehen muss oder soll: Rechnungen an Privatkunden, Mahnungen und Zahlungserinnerungen, Verträge, fristgebundene Erklärungen. Für diese Post bleibt der planbare Versand die richtige Wahl – mit easyNova® versenden Sie solche Dokumente hybrid ab 0,65 € netto, auf Wunsch als Einschreiben mit Nachweis. Wie das funktioniert, zeigt der Ratgeber zum Online-Briefversand.
Welche verschiedenen Formate für E-Rechnungen gibt es und was sind die jeweiligen Unterschiede?
Es gibt mehrere Formate für E-Rechnungen, darunter ZUGFeRD, XRechnung und EDIFACT. ZUGFeRD kombiniert PDF-Dokumente mit strukturierten XML-Daten. XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. EDIFACT ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, der in verschiedenen Branchen eingesetzt wird.
Wie unterscheidet sich die XRechnung von der E-Rechnung?
Die XRechnung ist ein spezifisches Format der E-Rechnung, das in Deutschland für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist. Sie entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und wird in einem strukturierten XML-Format erstellt. Im Gegensatz dazu kann eine E-Rechnung in verschiedenen Formaten vorliegen und ist nicht auf den öffentlichen Sektor beschränkt.
Wer ist verpflichtet, ZUGFeRD zu nutzen?
Auf ZUGFeRD als Format ist niemand festgelegt – zur E-Rechnung aber schon: Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit 2025, ausstellen ab 2027 bzw. 2028. ZUGFeRD ist dafür ein zulässiges Format, sofern es der europäischen Norm EN 16931 entspricht; das andere gebräuchliche ist die XRechnung.
Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl strukturierte maschinenlesbare Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Es ermöglicht eine effiziente elektronische Rechnungsverarbeitung, da es den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen erleichtert und gleichzeitig die manuelle Dateneingabe reduziert. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn eine Rechnung nicht elektronisch übermittelt wird?
Wenn eine Rechnung nicht elektronisch übermittelt wird, können Verzögerungen in der Bearbeitung und Zahlung auftreten, was zu Liquiditätsengpässen beim Rechnungssteller führen kann. Zudem besteht das Risiko, dass die Rechnung verloren geht oder nicht rechtzeitig beim Empfänger ankommt, was rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Wann beginnt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Für Unternehmen untereinander gilt: Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsfrist – bis zum 31. Dezember 2026 darf noch jeder auf Papier oder als einfache PDF abrechnen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 € im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Für Rechnungen an den Bund gilt die Pflicht bereits seit dem 27. November 2020.
Wer ist verpflichtet, XRechnungen zu erstellen?
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem E-Rechnungs-Gesetz verpflichtet, elektronische Rechnungen, wie die XRechnung, zu akzeptieren und zu verarbeiten. Lieferanten und Dienstleister, die an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen, sind daher verpflichtet, diese in Form von XRechnungen zu erstellen und einzureichen.
Was muss erfüllt sein, damit eine Rechnung als XRechnung gilt?
Damit eine Rechnung als XRechnung gilt, muss sie den europäischen Normen für elektronische Rechnungen entsprechen, insbesondere der EN 16931. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format vorliegen und spezifische Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum und Zahlungsbedingungen enthalten. Zudem sollte sie die technischen Spezifikationen der Leitweg-ID beachten.
Zählt für die 800.000 € nur mein B2B-Umsatz?
Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also die Summe aller steuerbaren Umsätze des Vorjahres – einschließlich der Umsätze mit Privatkunden. Wer nur den Geschäftskundenanteil rechnet, schätzt sich zu niedrig ein.
Für welche Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht nicht?
Für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, für Fahrausweise, für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, für Leistungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft – etwa viele Vereine und staatliche Einrichtungen – und für bestimmte Grundstücksleistungen an Endverbraucher. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen ebenfalls weiterhin auf Papier oder als PDF stellen.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?
Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen. Empfangen können müssen Sie sie aber – Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen seit 2025 E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung schicken. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt für Sie ab diesem Zeitpunkt auch die Ausstellungspflicht.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Aufzubewahren ist das strukturierte Original, acht Jahre lang, mit gewährleisteter Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder eine umgewandelte PDF-Datei genügt nicht.
Ersetzt die E-Rechnung den Briefversand?
Nein. Sie betrifft nur strukturierte digitale B2B-Rechnungen. Für Rechnungen an Privatkunden, Mahnungen, Verträge und fristgebundene Post bleibt der physische oder hybride Briefversand relevant.