Wer Geschäftspost digital übergibt, vertraut einem Dritten Inhalte an, die sonst im verschlossenen Umschlag bleiben — Rechnungen, Mahnungen, Bescheide, Personalunterlagen. Diese Seite beantwortet, was mit Ihren Dokumenten geschieht und worauf Sie sich dabei berufen können.
Wer darf Ihre Briefe verarbeiten?
easyNova® ist bei der Bundesnetzagentur als Postdienstleister lizenziert, Lizenznummer L 4436. Die Lizenz ist keine Selbstauskunft, sondern im öffentlichen Register der Bundesnetzagentur nachprüfbar.
Daran hängt mehr als eine Formalie: Mit der Lizenz gilt das Briefgeheimnis nach § 39 Postgesetz auch für Ihre digital übergebenen Dokumente. Wer im Rahmen der Postbeförderung Kenntnis vom Inhalt erlangt, unterliegt derselben Schweigepflicht wie bei einem Papierbrief — strafbewehrt, unabhängig vom Datenschutzrecht und zusätzlich zu ihm.
Wo werden Ihre Dokumente verarbeitet?
Verarbeitung, Druck und Versand erfolgen ausschließlich in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, auch nicht zur Weiterverarbeitung oder zu Sicherungszwecken.
Die Anwendung läuft in Rechenzentren in Berlin und Frankfurt am Main. Diese Rechenzentren sind ihrerseits nach ISO 27001 zertifiziert — das ist eine Zertifizierung unseres Hosting-Dienstleisters, nicht unsere eigene. Unsere eigene Zertifizierung finden Sie weiter unten.
Gedruckt und kuvertiert wird bei Druckdienstleistern, die an unsere Plattform angebunden sind — ausschließlich an Standorten in Deutschland. Jeder dieser Partner ist als Auftragsverarbeiter eingebunden und an dieselben Vorgaben gebunden, die auch für uns gelten.
Was geschieht nach dem Versand?
Ihre Dokumente werden nach dem Versand gelöscht. Sie verbleiben nicht als Archivkopie in unseren Systemen. Was Sie für Ihre eigene Aufbewahrungspflicht benötigen, halten Sie in Ihrem Postausgangsbuch vor — die Nachweise zum Versand bleiben Ihnen also erhalten, der Dokumenteninhalt bei uns nicht.
Welchen Vertrag benötigen Sie als Auftraggeber?
Wenn Sie personenbezogene Daten übergeben — und das tun Sie bei jedem adressierten Brief — verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag. Dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Den stellen wir bereit; Sie erhalten ihn auf Anfrage über Support & Kontakt.
Für Behörden, Kanzleien, Praxen und Steuerberatungen ist das der Punkt, an dem die Prüfung sonst hängen bleibt. Er ist geregelt.
Welche Zertifizierungen liegen vor?
Das Qualitäts-, Umwelt- und Informationssicherheits-Managementsystem der SIECOM IT-Systemhaus GmbH ist nach ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 und ISO 27001:2022 zertifiziert. Maßgeblich ist das Zertifikat mit der Register-Nummer 251016 08 IMS, ausgestellt von der DICIS AG am 16.10.2025 und gültig bis zum 16.10.2028.
Entscheidend ist dabei der Geltungsbereich. Er lautet im Zertifikat wörtlich „IT-Systemhaus, Hybridbrief-Plattform, easyNova“. Geprüft wurde also nicht allgemein ein Unternehmen, sondern ausdrücklich die Plattform, über die Ihre Briefe laufen. Das ist der Unterschied zu einem Konzernzertifikat, das am Ende nur die IT-Abteilung meint.
Zertifikat 251016 08 IMS als PDF ansehen (1 Seite, 172 KB). Unabhängig nachprüfen lässt sich die Zertifizierung im Compliance-Profil der DICIS AG — dort finden Sie die Auswertung des Zertifizierungsaudits, Kapitel für Kapitel entlang der Normanforderungen.
Für den Umgang mit Ihren Dokumenten ist von den drei Normen die ISO 27001 die entscheidende — sie betrifft Informationssicherheit, also genau den Bereich, in dem Ihre Daten liegen.
Was das zusammengenommen bedeutet
Drei Ebenen greifen ineinander: Das Postrecht schützt den Inhalt Ihrer Sendung, das Datenschutzrecht die personenbezogenen Daten darin, und die Zertifizierung belegt, dass die Abläufe dahinter regelmäßig geprüft werden. Jede einzelne Ebene wäre angreifbar; zusammen ergeben sie einen belastbaren Rahmen.
Rein rechtliche Angaben zur Verarbeitung Ihrer eigenen Daten beim Besuch dieser Website finden Sie in der Datenschutzerklärung.
