Briefkonsolidierung – Kosten senken, Prozesse optimieren und Briefe effizient online versenden

Unternehmen stehen beim täglichen Briefversand oft vor ähnlichen Herausforderungen: hohe Versandkosten, aufwendige Prozesse und unübersichtliche Abläufe. Gerade bei regelmäßig verschickten Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen oder Serienbriefen summieren sich Zeit und Kosten schnell. Die Briefkonsolidierung bietet hier eine effiziente Lösung: Sie bündelt mehrere einzelne Sendungen zu einem Gesamtversand und reduziert so Aufwand, Kosten und Ressourcenverbrauch.

Mit easyNova wird diese Prozessoptimierung jetzt digital und einfach: Upload der Dokumente, automatische Bündelung, Druck, Kuvertierung und Übergabe an die Post – alles online und DSGVO-konform.

Was ist Briefkonsolidierung?

riefkonsolidierung bezeichnet den Prozess, bei dem mehrere Briefe desselben Absenders oder an denselben Empfänger zu einer gebündelten Sendung zusammengefasst werden. Anstatt viele einzelne Briefe zu versenden, werden sie zentral gesammelt und gebündelt verschickt.

Vorteile der Briefkonsolidierung:

Transparenz: Alle Sendungen lassen sich zentral verwalten und nachverfolgen.

Kostenersparnis: Große Mengen ermöglichen günstigere Porto-Tarife.

Effizientere Prozesse: Weniger einzelne Sendungen bedeuten weniger Verwaltungsaufwand.

Umweltfreundlich: Weniger Transportwege schonen Ressourcen und reduzieren CO₂-Emissionen.

Vorteile der Briefkonsolidierung im Vergleich zum klassischen Versand

Die Tabelle zeigt deutlich: Briefkonsolidierung spart Zeit, Kosten und Ressourcen, während die Qualität und Zuverlässigkeit der Zustellung erhalten bleibt.

Wie funktioniert der Briefversand mit uns?

Der Prozess bei easyNova ist vollständig digital und automatisiert:

1. Dokumente hochladen: PDF-Dokumente können zentral in den easyNova-Client hochgeladen werden.
2. Druck & Kuvertierung: Professioneller Druck und Kuvertierung erfolgen automatisch.
3. Übergabe an die Post: Die gebündelten Briefe werden zuverlässig an die Deutsche Post übergeben.
4. Tracking & Nachweis: Alle Sendungen werden übersichtlich verwaltet und nachverfolgt.

So profitieren Unternehmen von einem effizienten Workflow, ohne selbst Drucker, Briefumschläge oder Porto verwalten zu müssen.

Für wen eignet sich die Briefkonsolidierung?

Die Konsolidierung lohnt sich für alle Unternehmen und Institutionen, die regelmäßig viele Briefe versenden:

Vereine & NGOs: Mitgliederinformationen, Einladungen oder Spendenbriefe effizient verschicken.

Mittelständische Unternehmen & Großunternehmen: Serienbriefe, Rechnungen, Mahnungen, Vertragsunterlagen.

Freiberufler & kleine Firmen: Weniger Sendungen bündeln, Kosten sparen, Prozesse vereinfachen.

Behörden & Institutionen: Offizielle Dokumente effizient versenden und nachverfolgen.

Vergleich: Online-Briefversand mit Briefkonsolidierung vs. klassischer Versand

Der Vergleich zeigt klar: Online-Briefversand mit Konsolidierung ist schneller, kostengünstiger und sicherer, insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig viele Sendungen haben.

Typische Einsatzbereiche der Briefkonsolidierung

Kündigungen & Mahnungen:
Ein automatisierter, gebündelter Versand minimiert Fehler und spart Zeit bei der Postaufgabe.

Rechnungsversand:
Unternehmen versenden monatlich hunderte Rechnungen. Durch Konsolidierung können sie Porto sparen und die Verarbeitung optimieren.

Serienbriefe & Kundenkommunikation:
Kundeninformationen, Werbeaktionen oder Mitteilungen lassen sich effizient bündeln und versenden.

Vertragsunterlagen & offizielle Dokumente:
Rechtssichere Zustellung ist gewährleistet, da alle Dokumente professionell gedruckt und versendet werden.

Vorteile der digitalen Konsolidierung mit easyNova

Skalierbarkeit: Egal ob ein einzelner Brief oder mehrere tausend Sendungen – wir passen uns flexibel an.

Zeitersparnis: Kein Drucken, Kuvertieren oder Gang zur Post nötig.

Kostenreduktion: Weniger Porto, Mengenrabatte, kein Materialaufwand.

DSGVO-konform: Sicherer, verschlüsselter Versand ohne Datenrisiko.

Transparenz: Alle Briefe online einsehbar, inklusive Status und Nachweis.

Um in den Genuss eines Portorabattes bei der Deutschen Post zu kommen, ist einiges zu tun – denken sie einfach an:

• Teilleistungsrabatte für BZA und BZE
• Infrastrukturrabatt
• Freistempler-Rabatt

Keine Sorge, denn genau das haben wir bereits in die easyNova ePost Plattform eingebaut und geben unsere Top-Konditionen zum großen Teil an unsere Kunden weiter, ab dem 1.Brief – versprochen!

Teilleistungsrabatte für BZA und BZE

Bei der Briefkonsolidierung können Unternehmen von Teilleistungsrabatten profitieren. Diese Rabatte gelten für Sendungen, die bereits teilweise vorbereitet sind, z. B. Briefzusammenstellung, Druck oder Kuvertierung, bevor sie an die Post übergeben werden.

• BZA (Briefzentrum-Aufgabe): Rabatte, wenn Briefe bereits nach Postleitzahl vorsortiert oder gebündelt am Briefzentrum angeliefert werden.
• BZE (Briefzentrum-Eingang): Rabatte, wenn Briefe in großer Menge an das Briefzentrum übergeben werden.

Vorteil: Unternehmen sparen Porto, da die Post weniger Arbeit für die Bearbeitung hat. Gleichzeitig optimiert die Teilleistungsrabattierung die internen Prozesse, weil die Post die Sendungen schneller und effizienter bearbeiten kann. Mit easyNova wird die Sortierung und Bündelung digital und automatisch erledigt – sodass Unternehmen den maximalen Rabatt nutzen können, ohne zusätzlichen Aufwand.

Infrastrukturrabatt

Der Infrastrukturrabatt belohnt Unternehmen, die durch optimale Versandplanung und Bündelung von Briefsendungen die Infrastruktur der Post effizient nutzen.

• Beispiel: Wer regelmäßig große Mengen an Sendungen konsolidiert und zentral abgibt, erleichtert der Post die Bearbeitung.
• Vorteil: Reduzierte Kosten pro Brief und eine schnellere Zustellung.

Mit easyNova können Unternehmen diesen Rabatt vollständig automatisiert nutzen. Unser System bündelt und sortiert die Briefe bereits digital nach Zielregionen oder Versandzeitpunkten, sodass die Post optimal von der vorbereiteten Infrastruktur profitieren kann.

Freistempler-Rabatt

Der Freistempler-Rabatt ist ein weiteres Einsparpotenzial beim Briefversand: Unternehmen, die Briefe ohne klassische Briefmarke, also freigestempelt, an die Post übergeben, erhalten vergünstigte Tarife.

• Vorteil: Keine Portokosten für einzelne Briefe, volle Kontrolle über den Versandprozess, weniger Verwaltungsaufwand.
• Anwendungsbereich: Ideal für Serienbriefe, Rechnungen und wiederkehrende Sendungen.

Mit easyNova ist Freistempeln automatisch integriert. Du lädst deine Dokumente hoch, wir kümmern uns um die digitale Frankierung, Kuvertierung und Übergabe an die Post – inkl. Nutzung aller Freistempler-Vorteile.

Fazit: Briefkonsolidierung ist ein Muss für moderne Unternehmen

Die Briefkonsolidierung kombiniert Effizienz, Kostenersparnis und Nachhaltigkeit. Mit uns wird dieser Prozess digital, automatisiert und professionell. Unternehmen sparen Zeit, Geld und Ressourcen, während die Zustellung zuverlässig bleibt.

Wenn du regelmäßig Briefe versendest, lohnt sich die Konsolidierung besonders für:

• Rechnungen & Mahnungen
• Serienbriefe & Kundeninformationen
• Vertragsunterlagen & offizielle Schreiben

Jetzt starten: Vereinfache deinen Briefversand, senke Kosten und profitiere von einem digitalen Workflow mit easyNova.